Die Bundesverwaltung prüft eine quelloffene Arbeitsumgebung als Alternative zur marktbeherrschenden Bürosoftware, erste Erfahrungen aus einem Testbetrieb liegen vor. Die Debatte darüber verläuft erwartungsgemäss zwischen Grundsatztreue und Spott. Beides hilft nicht weiter.
Die Verbindung zur KI ist enger als gedacht
Mehr, als es auf den ersten Blick scheint. Die Arbeitsumgebung ist der Ort, an dem Dokumente entstehen, Termine liegen, Nachrichten eingehen. Genau dort docken Assistenzfunktionen an, und genau dort entscheidet sich, welche Daten ein Anbieter zu sehen bekommt.
Wer die Arbeitsumgebung wechselt, entscheidet damit auch, wessen KI künftig im Posteingang mitliest.
Drei Gewinne eines Wechsels
- Die Datenhaltung ist bestimmbar. Betriebsort, Aufbewahrung und Zugriff sind nicht Bestandteil eines fremden Produktentscheids.
- Keine erzwungenen Funktionen. Assistenzfunktionen lassen sich abschalten oder durch eigene ersetzen, statt mit einer Aktualisierung hereinzukommen.
- Kalkulierbare Abhängigkeit. Preismodelle und Funktionsumfang ändern sich nicht einseitig.
Der Posten, der selten mitgerechnet wird
Ein Wechsel ist kein Sparprogramm. Migration, Schulung, Vorlagen, Schnittstellen zu Fachanwendungen und Unterstützung im Alltag kosten mehr, als die eingesparten Lizenzen bringen, jedenfalls in den ersten Jahren. Dazu kommt die unbequeme Erfahrung, dass Zusammenarbeit über Häuser hinweg mühsamer wird, solange die Gegenstelle beim Marktführer bleibt. Wer diese Punkte verschweigt, verliert die Debatte später an der Realität.
Der Mittelweg, den wir in Projekten sehen
Die meisten Häuser entscheiden nicht zwischen zwei Welten, sondern schneiden. Die alltägliche Textarbeit bleibt, wo sie ist. Aber die Bestände mit besonders schützenswerten Daten, also Personaldossiers, Beurteilungen, Sozialfälle, wandern in eine Umgebung, die das Haus selbst betreibt, und nur dort dockt die KI an. Das ist weniger elegant als eine Grundsatzentscheidung und in der Praxis deutlich haltbarer.
Der Hebel liegt bei den Formaten
Wichtiger als die Wahl des Programms ist die Wahl des Dateiformats. Solange Protokolle, Verfügungen und Vorlagen in offenen, dokumentierten Formaten abgelegt sind, bleibt ein Wechsel jederzeit möglich, und jede KI-Anwendung kann die Bestände lesen, ohne einen Umweg über den Hersteller zu nehmen. Wo die Ablage dagegen an ein Produkt gebunden ist, ist die Entscheidung längst gefallen, egal was in der Strategie steht.
Die Ablage ist zugleich die Wissensbasis
Für eine KI-Anwendung ist die Arbeitsumgebung zugleich die Quelle. Dokumente, die dort sauber abgelegt sind, mit Titel, Datum und zuständiger Stelle, ergeben eine brauchbare Wissensbasis fast von selbst. Ein Bestand, der über Postfächer und persönliche Ablagen verteilt ist, ergibt sie auch dann nicht, wenn die Software gewechselt wird.
Fazit: Nicht Gesinnung, sondern Zuschnitt
Die Frage ist nicht, ob eine Verwaltung offene Software einsetzen soll. Sie lautet, welche Datenbestände sie unter keinen Umständen aus der Hand geben will, und welche Umgebung diesen Beständen entspricht. Aus dieser Frage folgt die Antwort fast von selbst, und sie fällt selten für alles gleich aus.
