Wir arbeiten für Bildungsinstitutionen, für öffentliche Stellen und für Unternehmen. Die Aufgaben sehen auf den ersten Blick verschieden aus und laufen erstaunlich oft auf dieselben drei Einstiege hinaus.
Einstieg eins: die Auskunft
Am häufigsten. Ein Haus hat viele Regelungen und wenige Leute, die sie alle kennen. Der Einstieg ist eine Auskunft aus den eigenen Unterlagen, mit Fundstelle und entlang der Rechte.
Voraussetzung: Es gibt Unterlagen, und jemand kann entscheiden, welche Fassung gilt. Fehlt das, ist die erste Etappe ein Ordnungsprojekt, kein KI-Projekt.
Einstieg zwei: der wiederkehrende Ablauf
Ein Vorgang, der jede Woche dutzendfach anfällt und heute Handarbeit ist: eingehende Anliegen vorsortieren, Unterlagen aus mehreren Quellen zusammenstellen, Entwürfe schreiben, Daten aus Formularen ins Fachsystem übertragen.
Voraussetzung: Der Ablauf ist beschreibbar, und es gibt eine Person, die sagen kann, wann ein Ergebnis gut genug ist.
Einstieg drei: die Struktur
Eine Vorgabe soll den Betrieb steuern: ein Bildungsplan, ein Qualitätshandbuch, ein Katalog von Sicherheitsvorschriften. Daraus wird eine Struktur, an der Inhalte, Prüfungen und Nachweise hängen.
Voraussetzung: Die Vorgabe existiert schriftlich, und das Haus will sie tatsächlich anwenden, nicht nur belegen.
Was die drei Gruppen unterscheidet
| Bildungsinstitutionen | Öffentliche Stellen | Unternehmen | |
|---|---|---|---|
| Treiber | Zeit der Lehrpersonen, Prüfungsformen | Nachweis, Gleichbehandlung, Sprachen | Durchlaufzeit und Kosten je Fall |
| Heikelstes Gut | Daten von Minderjährigen | Verfahrensakten | Kundendaten und Geschäftsgeheimnis |
| Grösster Hemmschuh | Zuständigkeiten zwischen Kanton, Gemeinde, Schule | Beschaffungsrecht und Fristen | ein früher Fehlversuch mit einem Werkzeug |
Wie ein Auftrag beginnt
Immer gleich, unabhängig von der Grösse: ein Gespräch von einer Stunde, in dem wir den Ablauf durchgehen, der Zeit kostet. Danach sagen wir, welcher der drei Einstiege passt, ob es dafür einen Machbarkeitstest braucht und was er kostet. Für kleine Häuser ist das oft eine Prüfstrecke oder eine einzelne Auskunftsanwendung, für grosse ein Test über vier Wochen.
Was alle gemeinsam haben
Kein einziges dieser Häuser hat ein KI-Problem. Sie haben ein Ordnungs-, ein Zeit- oder ein Nachweisproblem, und KI ist eines von mehreren Mitteln dagegen.
Fazit: Der Einstieg entscheidet über den Erfolg
Wer mit der Auskunft beginnt, lernt seine Unterlagen kennen. Wer mit einem Ablauf beginnt, sieht sofort Wirkung. Wer mit der Struktur beginnt, braucht am längsten und bekommt am meisten. Alle drei Wege sind richtig, aber nicht für jedes Haus zur gleichen Zeit.
