In jedem Haus, das uns fragt, ob es KI einführen soll, wird KI bereits benutzt. Nicht offiziell, nicht dokumentiert und meistens mit privaten Konten. Die Frage ist also nie, ob man anfängt, sondern ob man es weiss.
Woran man es erkennt
Man muss niemanden befragen, es reicht zu schauen:
- Formulierungen in internen Texten, die niemand im Haus so spricht, mit auffällig gleichmässigem Satzbau
- Protokolle, die plötzlich in Minuten statt in Stunden vorliegen
- Übersetzungen in Sprachen, die im Haus niemand beherrscht
- Ausgehende Verbindungen zu Modellanbietern in den Netzprotokollen, oft an einzelnen Arbeitsplätzen
- Die Frage im Gespräch, ob man «das, was ich sowieso schon mache», jetzt offiziell darf
Warum Verbieten nicht funktioniert
Ein Verbot verschiebt die Nutzung auf das private Telefon, wo niemand mehr etwas sieht. Genau dort entsteht der Schaden, den man eigentlich verhindern wollte: Personendaten aus Akten landen in einem Konto, das dem Haus nicht gehört, und im Zweifel ist die Eingabe Trainingsmaterial.
Eine verbotene Nutzung ist keine verhinderte Nutzung, sie ist nur eine unsichtbare. Das Risiko bleibt, die Kontrolle ist weg.
Der Weg, der bei uns funktioniert
Zuerst eine Inventur, ohne Schuldzuweisung: Welche Werkzeuge sind im Einsatz, für welche Aufgaben, mit welchen Daten. Dann eine kurze, verbindliche Regel, welche Art von Daten überhaupt hineindarf, an konkreten Beispielen aus dem eigenen Haus statt an abstrakten Klassen. Und dann, das ist der entscheidende Teil, ein offizieller Weg, der mindestens so bequem ist wie der inoffizielle. Wer den Leuten etwas wegnimmt, muss ihnen etwas Besseres hinstellen, sonst gewinnt die Bequemlichkeit.
Was die Inventur fast immer zutage fördert
Die Aufgaben, bei denen KI im Haus schon hilft, sind selten die, die in der Strategie stehen. Es sind Protokolle, Korrespondenz, Übersetzungen, Zusammenfassungen langer Unterlagen. Das ist eine gute Nachricht: Diese Aufgaben sind leicht abzusichern, weil sie selten besonders schützenswerte Daten betreffen, und sie zeigen, wo eine offizielle Lösung sofort Wirkung hätte.
Fazit: Erst zählen, dann regeln
Eine Richtlinie für etwas zu schreiben, von dem man nicht weiss, wo es stattfindet, erzeugt Papier. Eine Stunde Inventur beantwortet mehr Fragen als ein Strategieworkshop und liefert die Liste, an der sich alles Weitere ausrichtet.
